Fala Dataholics, tudo bem?
Neste artigo, vou falar um pouco sobre BPM. Mas, antes de tudo, vamos começar do início: você sabe o que é um processo?
Podemos dizer que um processo é uma atividade ou um conjunto de atividades realizadas em uma ordem sequencial para atingir um resultado desejado. A imagem abaixo ilustra de maneira geral um processo e sua estrutura.
E ao se definir um processo buscamos 3 coisas:
Eficácia: a medida em que as necessidades do cliente são atendidas.
Eficiência: o grau de utilização dos recursos para alcançar os resultados desejados.
Flexibilidade: a capacidade de adaptar os processos para atender às solicitações especiais dos clientes ou das partes interessadas.
Agora que entendemos o que é um processo, o que é BPM?
O Business Process Manager (BPM) ou Gestão de Processos de Negócio é uma disciplina de gerenciamento que busca compreender os processos internos de uma empresa, permitindo a medição desses processos e, consequentemente, possibilitando a gestão dos mesmos. Em outras palavras, o BPM permite que as empresas documentem, analisem, melhorem e automatizem seus processos de negócios.
É importante lembrar que o BPM não é uma metodologia, mas sim uma prática ou disciplina de gestão. Ou seja, é um conjunto de conhecimentos sobre princípios e práticas de gestão de processos que engloba estratégias, objetivos, cultura, estruturas organizacionais, funções, políticas, métodos e tecnologia para analisar, projetar, implementar, gerenciar o desempenho, transformar e estabelecer a governança do processo.
Qual é o objetivo do BPM?
Fica claro que o objetivo do BPM é melhorar os processos, mas melhorar processos não significa apenas executá-los corretamente. Por exemplo, automatizar um processo não é o mesmo que otimizar o processo em si, mas sim a forma como ele é executado. O BPM vai além disso, envolvendo a melhoria contínua dos processos de negócios.
A cultura de melhoria contínua é essencial para aprimorar os processos. Isso significa revisar processos melhorados regularmente para identificar oportunidades de aprimoramento, como a eliminação de etapas desnecessárias, remoção de gargalos, análise da necessidade de tarefas em sequência que poderiam ser executadas simultaneamente e verificar se as pessoas no fluxo estão realmente realizando as atividades.
Agora vamos dar uma olhada nas etapas do BPM:
Planejar e Identificar: Nesta etapa, os processos de negócios são identificados e documentados, incluindo seus objetivos, entradas e saídas, recursos necessários e partes envolvidas.
Analisar: Os processos são analisados para identificar áreas de melhoria, incluindo gargalos, atividades desnecessárias ou ineficientes e pontos de falha.
Desenhar: Com base na análise dos processos, são propostas soluções para melhorar a eficiência, eficácia e qualidade dos processos. Isso pode envolver a eliminação de etapas desnecessárias, a automatização de atividades ou a reorganização de tarefas.
Implementar: As mudanças propostas são implementadas, incluindo a atualização da documentação dos processos, a comunicação com as partes envolvidas e a implementação de tecnologia para automatizar tarefas.
Monitorar: Os processos são monitorados continuamente para garantir que estejam funcionando conforme o esperado e para identificar oportunidades adicionais de melhoria.
Otimizar/Refinar: Com base no monitoramento contínuo, são propostas novas melhorias e refinamentos aos processos, permitindo que a melhoria contínua seja um processo cíclico e constante.
A Modelagem de Processos
Modelagem de processos de negócio é uma prática importante dentro do BPM para desenhar como os processos de uma empresa funcionam. É importante que ela seja bem detalhada para que se possa entender como o processo acontece do começo ao fim. Para isso, é necessário encontrar a melhor forma de detalhar o processo de acordo com a necessidade da empresa.
Existem várias formas de representar modelos de processos, dependendo da finalidade e do público-alvo. Algumas das formas mais comuns são:
● Fluxograma: é uma representação gráfica dos processos em que são utilizados símbolos para representar atividades, decisões, fluxos, entre outros. É útil para descrever o fluxo do processo de forma simples e fácil de entender.
● Diagrama de processo: é uma representação gráfica do processo que mostra a sequência de atividades e os relacionamentos entre elas. É mais detalhado do que um fluxograma e é útil para identificar as atividades do processo e seus resultados.
● BPMN (Business Process Model and Notation): é uma notação gráfica padrão que permite a representação detalhada dos processos de negócios. O BPMN utiliza uma série de símbolos padronizados (ícones) para representar atividades, eventos, gateways, fluxos, entre outros.
● UML (Unified Modeling Language): é uma linguagem de modelagem padrão que permite a representação de processos e sistemas em geral. O UML é utilizado principalmente na modelagem de sistemas de software, mas também pode ser aplicado em processos de negócios.
● IDEF (Integrated Definition Language): é um conjunto de técnicas e notações para a modelagem de processos. O IDEF é utilizado principalmente em processos de engenharia e produção, mas também pode ser aplicado em processos de negócios.
Entre elas a BPMN se tornou a mais utilizada para criar desenhos de processos mais elaborados e detalhados.
Aqui estão os passos para modelar e mapear um processo:
Identificar os objetivos do processo
Identificar as saídas do processo
Identificar os clientes do processo
Identificar as entradas e componentes do processo
Identificar os fornecedores do processo
Determinar os limites do processo
Documentar o processo atual
Identificar melhorias necessárias ao processo
Consenso sobre melhorias a serem aplicadas ao processo
Documentar o processo revisado
Em resumo, o BPM em conjunto com a modelagem dos processos pode trazer diversas vantagens, tais como a melhoria da eficiência, a padronização das tarefas, a redução de custos, o aumento da qualidade e a transparência dos processos.