O Power BI Service oferece um ambiente colaborativo poderoso para criar, compartilhar e gerenciar seus relatórios e dashboards. Uma parte fundamental desse ambiente é o conceito de Workspaces, um assunto que já escrevi e você pode acompanhar aqui, workspaces permitem que você organize e colabore em seus projetos de forma estruturada.
Ao organizar seu Workspace no Power BI Service, você pode garantir uma melhor eficiência, colaboração eficaz e uma experiência de usuário aprimorada para sua equipe. A organização adequada também facilita a localização e o acesso ao conteúdo relevante, tornando o trabalho com o Power BI mais intuitivo e produtivo.
Exploraremos algumas práticas recomendadas para organizar seu Workspace no Power BI Service. Abordaremos tópicos como a criação de espaços de trabalho, a definição de permissões e o uso de pastas para organizar seus relatórios, dashboards e conjuntos de dados. Vamos começar!
O que é um Workspace no Power BI?
Já escrevi um artigo bem completo detalhando o que é um Workspace, e você pode acompanhar clicando aqui. Porém para resumir um Workspace do Power BI são ambientes colaborativos no serviço do Power BI onde as equipes podem compartilhar, revisar e editar o conteúdo do Power BI de forma conjunta. Esses espaços permitem que os membros da equipe colaborem em relatórios, dashboards e outros objetos do Power BI. Eles promovem a colaboração efetiva e facilitam a implantação de alterações em diferentes ambientes.
Ao compartilhar um Workspace no Power BI, você está compartilhando todos os objetos contidos nele, como painéis, relatórios, conjuntos de dados e fluxos de dados. Isso permite que você compartilhe um conjunto completo de informações e análises com outras pessoas, fornecendo acesso a todos os componentes necessários para uma compreensão abrangente dos dados.
No entanto, é importante ter cuidado ao compartilhar um Workspace, pois todas as permissões e acesso concedidos ao Workspace serão aplicados a todos os objetos contidos nele. Certifique-se de definir as permissões adequadamente, garantindo que apenas as pessoas certas tenham acesso e permissões para visualizar e interagir com o conteúdo do Workspace.
Isso significa que todo o conteúdo em seu workspace seria compartilhado com alguém que tenha uma função de acesso em seu workspace (Administrador, Membro, Colaborador ou Visualizador) e um subconjunto disso para os usuários do aplicativo Power BI.
É importante ter em mente que o compartilhamento de conteúdo em um Workspace ocorre como uma unidade coesa. Isso significa que não é possível selecionar partes específicas do conteúdo e compartilhá-las com diferentes grupos de usuários. O Workspace do Power BI funciona como uma entidade única para compartilhamento, o que significa que todos os usuários compartilhados terão acesso ao conjunto completo de objetos e recursos contidos nesse Workspace. Portanto, ao compartilhar um Workspace, é necessário considerar que todo o seu conteúdo será compartilhado com os usuários envolvidos.
Unidade de compartilhamento no Workspace do Power BI
Workspace é considerado uma unidade de compartilhamento de desenvolvimento, pois pode ser usado para atender a múltiplos grupos de audiência. No entanto, é importante ressaltar que, embora seja possível criar diferentes públicos e compartilhar conteúdos específicos do mesmo Workspace com grupos de usuários distintos, os níveis de acesso dos desenvolvedores são restritos aos usuários administradores, membros ou colaboradores. Esses níveis de acesso concedem aos usuários permissões para acessar e editar todo o conteúdo do Workspace, em vez de partes selecionadas dele. Portanto, é importante compreender que o Workspace do Power BI é tratado como uma única unidade de compartilhamento para desenvolvedores e analistas de dados, garantindo que eles tenham acesso completo ao conteúdo dentro dele.
Organizando espaços de trabalho para diferentes públicos de usuários
Com base na explicação anterior, fica evidente que é necessário ter espaços de trabalho separados para diferentes grupos de usuários. Se você possui dois conjuntos de relatórios que precisam ser compartilhados com públicos diferentes, não é recomendado hospedá-los em um único espaço de trabalho. Em vez disso, você pode criar espaços de trabalho distintos para cada público-alvo, garantindo uma melhor organização e compartilhamento adequado do conteúdo.
É importante distinguir entre os desenvolvedores e os usuários finais no contexto do Power BI. Os desenvolvedores são responsáveis por criar e editar o conteúdo nos espaços de trabalho, enquanto os usuários finais são aqueles que acessam e interagem com esse conteúdo por meio dos aplicativos do Power BI.
Nesse sentido, se houver a necessidade de ter conjuntos diferentes de relatórios para grupos distintos de desenvolvedores, é recomendado utilizar dois espaços de trabalho separados. Cada espaço de trabalho será dedicado a um grupo específico de desenvolvedores, permitindo que eles trabalhem de forma independente e colaborem de maneira eficiente em seus projetos.
É importante ressaltar que os usuários finais não precisam ter acesso direto aos espaços de trabalho dos desenvolvedores. Em vez disso, eles podem acessar os relatórios e painéis através dos aplicativos do Power BI, que podem ser compartilhados com o público desejado. Essa abordagem permite que os usuários finais tenham uma experiência simplificada e focada nos dados relevantes para eles, sem a complexidade do espaço de trabalho do desenvolvedor.
Isso significa que, se você tiver 8 grupos de desenvolvedores para 8 conjuntos de relatórios diferentes, serão necessários 8 espaços de trabalho.
Divida a carga, use a capacidade
lém dos motivos mencionados anteriormente, outra razão importante para ter Workspaces separados é distribuir a carga em seu ambiente do Power BI. Isso é especialmente relevante quando você está utilizando um plano de capacidade dedicada, como o Power BI Premium ou Embedded.
Se você possui relatórios com altas taxas de consumo, é aconselhável mantê-los em um Workspace separado dos relatórios com baixas taxas de consumo. Dessa forma, você pode gerenciar melhor o desempenho e a capacidade necessária para cada Workspace.
Ao separar os Workspaces, você pode atribuir diferentes capacidades dedicadas a cada um deles, garantindo que os relatórios com alta demanda tenham recursos adequados para funcionar de maneira otimizada. Isso permite evitar possíveis gargalos de desempenho e oferece uma melhor experiência aos usuários finais.
Deixo nas fontes um guia com a capacidade premium.
Espaços de trabalho compartilhados entre vários desenvolvedores
Como mencionado anteriormente, é prática comum ter vários Workspaces no Power BI para grupos de desenvolvedores diferentes. No entanto, surgem desafios quando esses grupos compartilham elementos comuns, como uma tabela de datas.
Para resolver esse problema, é recomendável ter um Workspace compartilhado que contenha elementos reutilizáveis, como a tabela de datas mencionada. Esse Workspace pode ser designado como um local central para armazenar objetos compartilhados, como tabelas, fluxos de dados ou conjuntos de dados.
Ao utilizar um Workspace compartilhado, você reduz a redundância na implementação, pois não é necessário replicar objetos comuns em cada Workspace específico. Isso resulta em maior consistência em todo o conteúdo do Power BI, pois os elementos compartilhados são atualizados em um único local.
Além disso, ter um Workspace compartilhado facilita o processo geral de desenvolvimento. Os desenvolvedores podem colaborar mais facilmente, pois têm acesso aos mesmos objetos e podem trabalhar em conjunto para aprimorar a qualidade e a eficiência do conteúdo.
Separando os Ambientes
Outro bom caso de uso para ter vários espaços de trabalho é separar o ambiente. Para uma implementação adequada do Power BI (ou qualquer outra implementação de desenvolvimento de software), você precisa ter um ambiente diferente para Desenvolvimento, Teste e Produção. Isso tem muitos benefícios no processo de desenvolvimento e trará confiança para a adoção porque o conteúdo no ambiente de produção passará por várias verificações e validações.
A captura de tela acima é uma captura de tela do pipeline de implantação no Power BI Premium, que ajuda você a configurar a implantação entre os ambientes. No entanto, mesmo se você não tiver a licença Premium, ainda poderá usar o conceito de ambientes DEV, TEST e PROD e scripts do PowerShell para lidar com a implantação entre eles.
Resumo
Finalizando ao projetar a estrutura do Workspace, é importante considerar vários fatores. Uma abordagem recomendada é ter espaços de trabalho separados com base nos grupos de analistas e, possivelmente, com base no público-alvo. É aconselhável ter camadas distintas de Desenvolvimento, Teste e Produção nos espaços de trabalho. Além disso, o uso de espaços de trabalho compartilhados pode ajudar a reduzir redundâncias e aumentar a consistência. Outra consideração é a possibilidade de dividir a carga de trabalho, utilizando vários workspaces do Power BI para relatórios específicos.
Projetar a estrutura do Workspace requer uma análise cuidadosa e pode variar de uma organização para outra. Como consultor de arquitetura, tenho experiência em orientar esse processo e gostaria de compartilhar essas informações com você. Fique à vontade para deixar seus comentários abaixo se tiver alguma dúvida adicional.
Fontes -
Criar um workspace no Power BI - Power BI | Microsoft Learn
Configurar e gerenciar capacidades no Power BI Premium - Power BI | Microsoft Learn