Nesse artigo, a dataholic Gisele dos Santos vai apresentar algumas opções existentes de conexão do Power BI no Sharepoint, e descobrir algumas vantagens. Boa leitura!
Sabemos que atualmente, ainda é uma realidade muito comum entre as empresas, a utilização de arquivos (csv, xlsx, txt, json, etc) como base de dados para o desenvolvimento de relatórios. Muitas vezes esses arquivos estão armazenados em máquina local, onde estão suscetíveis a perda de dados e retrabalhos para atualizar manualmente os relatórios. Pensando nisso, o Sharepoint pode ser uma boa solução para armazenar esses arquivos e atualizar relatórios de forma mais simples e segura.
Vantagens de armazenar arquivos no Sharepoint:
Qualquer manipulação feita já ficará salva online e disponível para acessar a qualquer momento.
É um local seguro para armazenar os arquivos, pois só terá acesso quem tiver a permissão.
Centralização de dados dentro da organização. Todos consumirão a mesma informação.
O arquivo estará armazenado em nuvem sem consumir memória da máquina.
Não é necessário instalar gateway na máquina local para fazer atualizações automáticas no PBI, pois elas já estão habilitadas por default no ambiente online do Power Bi.
Opções de conexão:
Existem algumas formas de conexão do Sharepoint no Power BI, mas nesse artigo vamos fazer apenas dois tipos: por arquivo (excel) e por pasta, que estão armazenados no OneDrive do sharepoint.
A seguir, veremos o passo a passo para fazer essas conexões!
1. CONEXÃO em ARQUIVO:
1.1 Copiar o Caminho do arquivo: Como o arquivo está dentro do Sharepoint, o caminho será um link da web. 1.2 Abra o arquivo no office local, e copie o link do arquivo da seguinte forma:
Figura 1: Caminho do link do arquivo aberto pelo office local.
1.3 Abra o Power BI e siga as seguintes etapas:
1.3.1 Clique em "Obter dados".
1.3.2 Clique na opção "Web".
Figura 2: Conexão pela opção Web.
1.3.3 Cole o caminho do arquivo no campo "URL" até a parte do nome do arquivo (ou até a extensão se tiver).
Figura 3: Colando o link do caminho do arquivo.
1.3.4 Assim que abrir a tela com os arquivos, selecione o arquivo desejado:
Figura 4: Importando a tabela.
Obs: nessa etapa é de extrema importância levar os arquivos para o Power Query antes de importar para o Power BI (clicando em transformar dados) para conferir as estruturas dos dados e fazer o tratamento caso seja necessário.
2.0 CONEXÃO em PASTA:
Nessa etapa faremos um pouco diferente, pois o objetivo é importar uma pasta com arquivos com as mesmas estruturas que poderão ser combinados futuramente.
2.1 Na página do Sharepoint onde estão armazenados todos os arquivos, copie o link até o nome do usuário ou domínio da empresa:
Figura 5: Forma correta de copiar o caminho.
2.2 Abra o Power BI.
2.3 Clique em "Obter dados".
2.4 Clique em "Mais".
Figura 6: Botão "Obter dados".
2.5 Selecionar a opção "Pasta do SharePoint".
Figura 7: Opções de conexões.
2.6 Em seguida, cole o link (somente até o nome do usuário ou domínio da empresa).
Figura 8: Colando o link.
2.7 Irá abrir uma tela com todos os arquivos que estão naquela página do Sharepoint para que sejam selecionados os arquivos desejados.
Figura 9: Tabela de visualização dos arquivos
2.8 Não se esqueça de levar os dados até o Power Query (clicando em transformar dados) para fazer o tratamento antes de importar para o Power BI.
3.0 Configurando o PBI online para atualizações automáticas:
Essa é uma das melhores vantagens da conexão no Sharepoint, pois uma vez que o relatório é publicado no ambiente online do Power Bi, não é mais necessário ficar atualizando o arquivo no Desktop e publicando novamente.
3.1 No ambiente online do Power BI, localize o conjunto de dados do seu relatório publicado e clique na opção "Agendar atualizações".
Figura 10: Localização do conjunto de dados.
3.2 Em seguida coloque suas credenciais para liberar a etapa de agendamento.
Figura 11: Colocando as credenciais.
3.3 Irá aparecer uma janela, selecione as mesmas opções que aparecem na imagem.
Figura 12: Escolhendo as autenticações.
3.4 Ative o botão para agendar a atualização, configure os dias e horários conforme desejado e clique em "aplicar".
Figura 13: Agendando as atualizações.
Pronto, agora seus arquivos estarão mais seguros, com informações centralizadas e você não precisará mais perder tempo atualizando e publicando o seu modelo manualmente.
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